Fizično prenašanje fasciklov po hodnikih in pisarnah podjetja je preteklost, prav tako zamudno iskanje dokumentov v arhivu. Zdaj je čas za informacijski sistem in elektronsko upravljanje z dokumentacijo. V podjetju lahko z dokumentnim sistemom poskrbite za avtomatizacijo poslovnih procesov in večjo produktivnost.
Dokumentni sistem je vedno z vami
V dobrem dokumentnem sistemu je vsak dokument oddaljen le klik stran in predvsem varno elektronsko arhiviran. Najbolje pa je, da dokumenti niso dosegljivi le na službenem računalniku, temveč tudi na ostalih napravah: na pametnem telefonu, tablici, domačem računalniku ali vašem prenosniku. Kjerkoli in kadarkoli. Celoten arhiv imate lahko v žepu in vedno na dosegu.
Tu se prednosti ne končajo, saj z vzpostavitvijo dokumentnega sistema tudi privarčujemo, ker nimamo več potrebe po tiskanju ali kopiranju vsakega dokumenta.
Za najzahtevnejše procese in uporabnike
DocuWare Cloud je najboljši oblačni dokumentni sistem v svojem razredu, namenjen podjetjem vseh velikosti. Oblačna rešitev DocuWare Cloud rešuje zahtevnejše poslovne procese v podjetjih, s svojimi številnimi funkcionalnostmi pa poskrbi tudi za najzahtevnejše poslovne procese in zadovolji najbolj zahtevne uporabnike.
Ključne prednosti dokumentnega sistema:
- Prihranek časa
- Nižji stroški
- Dostopnost dokumentov
- Najvišja stopnja varnosti dokumentov
- Optimizacija poslovnih procesov
- Ne potrebuje vzdrževanja
- Okolju prijazen
Primeren za vse dejavnosti
Oddaljeni računalnik, pametni telefon ali tablica? Spoznali smo že, da DocuWare ne pozna ovir. Primeren je tako za maloprodajo, storitvene, finančne in komunikacijske dejavnosti kot za javne službe, logistiko in transport, proizvodnjo, zdravstvo … Zlahka ga povežete z drugimi informacijskimi sistemi v podjetju, kot so na primer računovodski sistemi Pantheon, Largo, Microsoft NAV, Microsoft AX, MetaKocka in drugi. Uporabljate SAP? Ni problema, saj DocuWare zagotavlja že pripravljeno povezljivost s SAP.
Skladen je s slovensko in evropsko zakonodajo, akreditiran pri Arhivu RS za varno elektronsko hrambo in skladen z GDPR.
Prihranite čas in denar
Z dokumentnim sistemom prihranite tudi pri pošiljanju dokumentov, saj vemo, da sta fizična hramba in pošiljanje po pošti precej draga. Prihranjen čas raje namenite pomembnejšim nalogam v podjetju. Prav tako pospešite pretok dokumentov v podjetju, saj se prenašajo elektronsko po vnaprej določenem delokrogu. Elektronska hramba ni samo varna, ampak zagotavlja tudi optimizacijo in omenjeno avtomatizacijo poslovnih procesov. Dokumenti so vedno in povsod dosegljivi vsem, ki imajo pravico dostopati do njih. Hitro, enostavno in učinkovito.
Z DocuWare lahko dokumente shranjujete v različnih formatih, kot so PDF, Word, Excel, PowerPoint in podobno. Možnosti je ogromno. Podatki se pošiljajo prek HTTPS, vsi dokumenti pa so AES šifrirani. Ko boste imeli podatke shranjene v DocuWare, dokumentni sistem poskrbi za varnostne kopije, tako da se podatki ne bodo izgubili, ob morebitni potrebi po obnovi zaradi nesreče pa boste težavo zlahka rešili.
- DocuWare dela in bere namesto vas
- Nič ni bolj zamudnega od ročnega vnašanja in pretipkavanja podatkov. Z DocuWare inteligentnim indeksiranjem oziroma s samodejnim prebiranjem podatkov iz dokumentov tega ne boste več počeli. Prebere lahko ime stranke, številko računa, višino zneskov in še mnogo več.
- Pokazati mu morate le, kje se podatki nahajajo, prihodnjič pa bo podatke prebral sam ter jih pripravil za prenos v drug informacijski sistem, npr. računovodski program. Ne samo da se izognete pretipkavanju, s tem tudi izničite možnost napak pri vnosu.
- Podpisujte elektronsko
- Pozabite na fizično podpisovanje. Pomemben korak pri digitalizaciji in brezpapirnem poslovanju je elektronsko podpisovanje dokumentov. Validated ID s svojim orodjem za podpisovanje VIDsigner je v sodelovanju z DocuWare zmagovalna kombinacija. Z VIDsigner dokumentov ne boste več tiskali, podpisovali pa jih boste od kjerkoli in kadarkoli – enostavno, hitro in varno.
- Kvalificiran ali napreden elektronski podpis na daljavo? Največja razlika med podpisoma je ta, da dokumente v primeru podpisovanja s kvalificiranimi podpisi podpisujete z lastnim certifikatom, v primeru naprednega podpisa na daljavo pa za certifikat poskrbi ValidatedID.
- Pri obeh podpisih je podpisnikova identiteta zaščitena z večfaktorsko avtentikacijo, in sicer z uporabniškim imenom in geslom ter z enkratnim SMS sporočilom, pri kvalificiranem podpisu pa še dodatno z osebno PIN številko, ki jo je potrebno vnesti pred podpisom dokumenta.
- Naj bo delo lažje, organizirano in predvsem bolj učinkovito.
- Brezplačno 30-dnevno testiranje
- Docuware uporablja 14.000 podjetij v 90 državah po vsem svetu. Vanj se dnevno vpiše okoli 600.000 uporabnikov.
- DocuWare lahko odslej, preden se zanj odločite, 30 dni testirate popolnoma zastonj ter tako ugotovite, ali je to tisto, kar potrebujete za boljše poslovanje. Prijavo za brezplačno 30-dnevno testiranje najdete na spletni strani vibor.si/docuware. (P.R.)
Članek je pripravljen v sodelovanju s partnerjem VIBOR d.o.o.
Za več informacij so vam na voljo pri VIBOR d.o.o.
Ob kontaktu povejte, da ste objavo zasledili v Računalniških novicah.
VIR: Računalniške novice
